Qu’est-ce que la gestion d’archives en entreprise ?
La gestion d’archives en entreprise (Records Management) regroupe l’ensemble des méthodes, règles et outils qui permettent d’archiver, classer, conserver et retrouver les informations produites par l’organisation, qu’elles soient sur support papier ou sous forme électronique. Elle couvre l’ensemble des documents : documents administratifs, documents d’entreprise, factures, pièces justificatives, procès-verbaux, courriers, contrats, registres, plans ou fichiers CAO, ainsi que les documents numériques issus des processus métiers et des outils bureautiques ou ERP.
Périmètre documentaire et supports
Une archive peut être un document papier, un document électronique, un document numérisé via numérisation de documents/OCR, un contenu reçu par voie électronique, une base de données, ou un contenu géré par un ECM (gestion de contenu). Ces contenus deviennent successivement archives courantes, archives intermédiaires puis archives définitives selon leur utilité administrative et leur durée légale. Ils peuvent être conservés en archivage papier (magasins physiques, archives de l’entreprise) ou en archivage électronique (SAE, coffre-fort électronique/coffre-fort numérique/coffre numérique/coffre-fort virtuel).
Le cycle de vie du document
La gestion d’archives organise le cycle de vie du document : création, réception (documents entrants), traitement, classement, indexation, diffusion de documents, exploitation, archivage des données et restitution. Le cycle de vie s’appuie sur un plan de classement et un calendrier de conservation (ou durées de conservation) qui fixent les délais de conservation par types de documents (certains doivent être conservés plus longtemps). Les étapes de versement (documents versés), de tri, de sélection et, in fine, de conservation des archives ou d’élimination sont pilotées par des règles d’archivage et un référentiel interne.
Gouvernance et politique d’archivage
Le dispositif repose sur une politique d’archivage formalisée, des spécifications et procédures archivistiques, un plan d’archivage, un bordereau de versement et des droits d’accès adaptés. Les archivistes et gestionnaires de documents (souvent un service des archives) assurent le travail d’archivage au quotidien, en lien avec les processus d’archivage et les flux documentaires des processus métier. Les exigences s’alignent sur des normes (ISO, AFNOR, norme NF) et sur le cadre réglementaire (ex. Code du patrimoine, obligations légales applicables aux archives publiques, archives départementales, Archives nationales pour les administrations).
Dématérialisation et valeur probante
La dématérialisation des documents consiste à dématérialiser les flux, à produire des documents électroniques nativement numériques ou numérisés à partir de documents sur support papier. Les contenus dématérialisés, gérés électroniquement, doivent être conservés avec valeur probante/valeur probatoire : signature électronique, horodatage, référentiel de métadonnées, coffre-fort électronique et sécurisation des documents assurent la traçabilité et l’opposabilité pendant toute la durée de conservation. On parle aussi de conservation sécurisée et de conservation des documents (originaux et copies) dans un espace d’archivage adapté.
GED, SAE et outillage
La gestion électronique de documents (GED) et le système d’archivage électronique (SAE) structurent la gestion électronique et l’archivage électronique. La GED (ou solution GED/logiciel de GED) gère le classement des documents, l’indexation, le workflow, le partage de documents et le travail collaboratif. Le SAE (ou logiciel d’archivage, systèmes d’archivage) permet l’archivage à long terme avec valeur probante : horodatage, signature électronique, journal de traçabilité, métadonnées structurées pour prouver l’intégrité et l’authenticité. Selon les besoins, on mobilise une solution de gestion SaaS, un logiciel de gestion électronique, un système de gestion documentaire/système de gestion des documents, des modules d’automatisation.
Classification, indexation et accès
Pour gérer les documents/gérer vos documents et organiser les documents, on s’appuie sur un plan de classement, des règles d’indexation, des métadonnées normalisées et un référentiel des types de documents. L’accès aux documents est encadré par les droits d’accès et le système d’information (recherche plein texte, filtres, dossiers, documents relatifs regroupés en dossier d’archivage). L’ensemble permet un gain de temps et la possibilité d’archiver/archiver les documents/archiver les données de manière fiable, sous format papier ou sous forme électronique.
Conservation, durées et élimination
La durée d’archivage se traduit en délai de conservation selon les durées légales, contractuelles ou internes (ex. comptables, administratifs). Certains documents à archiver doivent être conservés jusqu’à l’échéance réglementaire, d’autres deviennent des archives définitives. Les archives électroniques et archives papier sont stockées dans des environnements sécurisés (stockage électronique, magasins, coffres) ou via externalisation chez un tiers de confiance. La restitution garantit la lisibilité tout au long de la vie du document (formats, documents du système, spécifications techniques).
Sécurité, conformité et preuve
La gestion d’archives vise à garantir l’intégrité, l’authenticité (signature électronique), la traçabilité (journaux), la sécurisation des accès (droits d’accès) et la preuve probante des contenus. Elle contribue à la gestion de l’information, au respect des obligations légales, à la maîtrise des données numériques/données dématérialisées/données d’archives et à la préparation d’éventuels contrôles (ex. Archives de France, départementales). Pour les administrations, syndic, copropriété ou entreprises privées, ces garanties s’appliquent aux documents d’archives (fichiers électroniques/fichiers numériques) comme aux documents numérisés.